• Döküman Yönetim Sistemi Nedir ?
  • Faydaları
  • Farkları
Gelişen teknoloji ve beraberinde kullanılmaya başlanan yeni cihazlar, “Kağıtsız ofisler” “Digital ofis” yaklaşımını öne çıkarmaktadır.

İnternet, e-mail ve yeni teknolojilerin, kağıt tüketimini yüzde 40 artırdığını ortaya koymaktadır.

Kağıtsız ofis işleyişi işleri kolaylaştıracaktır.

Teknoloji hayatımıza girdiğinden bu yana yeni alışkanlıklar kazanıyoruz. Geçmişte yaptığımız pek çok şeyden de vazgeçtik.

Mektubun, faksın yerini elektronik postalar aldı. Artık sokaktayken telefon etmek için bir telefon kabini aramıyoruz. Onun yerine cebimizdeki telefonları kullanıyoruz.

Elektronik doküman, sistemleri çoktan kağıdın yerini almaya başladı. Son dönemdeki ise tartışmalar “kağıt” üzerine yoğunlaşmış durumda.
Acaba kağıt kullanmaktan da vazgeçecek miyiz? Kağıt kullanımını azaltmak ya da tamamen ortadan kaldırmak ne kadar doğru sorusunu yanıtlamak lazım.
Kağıtsız ofis fikriyle beraber gelecekte, eskisi gibi kağıt yığınları, dosya raflarıyla dolu ofislerimiz olamayacak ama kağıdı bir yerde bir biçimde mutlaka kullanıyor olacağız.

İçinde yaşadığımız zamana “dijital çağ” deniyor. Kurumlar ve şirketler böylesi bir ortamda işlerini mümkün olduğunca dijitalize etme yoluna gitmektedir.
BMBSoft Doküman Yönetim Sistemi; kurumların iş akış süreçlerini bir bütün olarak elektronik ortamda tanımlayıp çalıştırabilmelerine imkan tanıyan web tabanlı – doküman odaklı bir iş akış yönetim sistemidir.
Dokümanları, üzerindeki veri alanları, veri tipleri, içerikler ve sayfa düzeni ile birlikte yapısal bir şekilde saklar. Bu alanlar üzerinde işlem yapmaya, sorgulamaya, içeriğini var olan bir başka sistemle (Kurumsal Kaynak Planlama-ERP gibi) entegre etmeye izin verir.

Bu yaklaşımı ile, çoğu doküman yönetim sisteminden farklı olarak dokümanı iş akış sürecindeki bir aktivite tanımı olarak görür.

Geniş bir veri tipi yelpazesine sahiptir. Formlar üzerinde Sayısal, Karakter, Tarihsel ve Mantıksal, Seçenek gibi basit veri tipleri, Zengin Metin, Dosya Eklentisi, ERP entegrasyonu için İş Nesnesi, Görev gibi özel veri tipleri, Tablo gibi kompleks veri tiplerinin kolayca kullanılabilmesini sağlar.

Değişik iş ihtiyaçlarınıza çözüm üreten esnek yapısını ve kurumsal ihtiyaçlarınıza doğrudan cevap veren ürünlerini aşağıdaki başlıklarla hizmetinize sunmaktadır.

  • Doküman Yönetimi
  • Evrak Takip Sistemi
  • İş Akış Yönetimi
  • Geniş bir veri tipi yelpazesine sahiptir. Formlar üzerinde Sayısal, Karakter, Tarihsel ve Mantıksal, Seçenek gibi basit veri tipleri, Zengin Metin, Dosya Eklentisi, ERP entegrasyonu için İş Nesnesi, Konu ve Görev gibi özel veri tipleri, Tablo gibi kompleks veri tiplerinin kolayca kullanılabilmesini sağlar.
  • Doküman Yönetimi (Document Management) işletmenin faaliyetleri sırasında oluşan her türlü yapısal (elektronik formlar) ve yapısal olmayan (taranmış belgeler) belgenin tanımlanması, arşivlenmesi ve sorgulanması amacıyla tasarlanmıştır.
  • Evrak Takip Sistemi (Records Management) kurumlar, birimler ve kişiler arasında yönlendirilen belgelerin arşivlenmesi, sorgulanması ve tüm yaşam döngüleri boyunca takip edilmesini kapsar.
  • Altyapısı, onay, yayın, havale gibi klasik iş adımlarını “doküman yaşam döngüsü” ve “evrak takip sistemi” fonksiyonları ile hazır olarak karşılarken, kurumların diğer dinamik iş süreçlerinin de modellenebileceği bir İş Akış Yönetim (Workflow Management) Sistemini sunar.